修订后的《增值税专用发票使用规定》施行已近一年。在新的规定指导下，红字专用发票开具管理工作经历了几次更新观念的变革，从“进货退出或索取折让证明单”到“开具红字增值税专用发票通知单”，从“收回原发票即可开具红字发票”到“凭《通知单》开具红字专用发票”，从“仅限购买方为申请人”到“购销双方都成为申请人”等等。通过近阶段实际运作，笔者发现至今仍有些问题容易被执行者忽略，现从红字发票的开具条件、申请方、申请期限及申请单填写等方面提出笔者的观点，以供参考。
一、开具条件
《增值税专用发票使用规定》第十四条：“一般纳税人取得专用发票后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，购买方应向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》。”可以看出，开具红字专用发票的原因只应该是以下四种：销货退回、开票有误（包括纳税人识别号认证不符、专用发票代码号码认证不符和无法认证）、销货部分退回和发生销售折让。并且，凡是符合作废条件的发票是不用开具红字发票的。
1、收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；
2、销售方未抄税并且未记账；
3、购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。
以上三条必须同时具备，否则即为不符合作废条件。
《国家税务总局关于修订增值税专用发票使用规定的补充通知》(国税发〔2007〕18号)中提到“对2006年开具的专用发票，在2007年4月30日前可按照原规定开具红字专用发票”。对于“原规定”其中有一点就是在购买方未做账务处理的情况下，销售方可以凭收回的原蓝字发票的发票联和抵扣联直接开具红字发票。国家税务总局为了新旧政策的衔接，给出了一个缓冲期。从这个政策，可以看出：其一，必须是在对2006年开具的专用发票（蓝字）进行冲红才行，如果开票日期是2005年及以前或是2007年都不可适用这个政策的。如果在适用这个政策时放弃了这个前提，势必造成新的《增值税专用发票使用规定》实际执行期延至了2007年5月1日。其二，对于2006年开具的专用发票，没有90日的期限。从4月30日这个日期就可以看出，即使是2006年最后一天开具的专用发票，2006年12月31日，到2007年4月30日也超了90天。因此，作为全国通行的规定，对于2006年任意一天开具的专用发票都可以适用这一条。其三，红字专用发票的开具日期必须是2007年4月30日以前。
二、申请方
根据国税发〔2007〕18号文的规定，开具通知单由原来仅限购买方申请扩展成为购销双方均可以成为申请人。由于纳税人还延用了以前年度的用票习惯，一经发现发票有误或是无法认证，就退还发票，结果发票在来回的邮寄过程中耽误了时间，使得整个工作变得更加复杂。事实上，只有两种规定的情形是由销售方提交申请的，其余全属购买方。这两种特殊情况具体来讲就是销售方的发票没有转交或是转交时被拒收。区分由谁来申请开具通知单的一个最简单的方法就是，购买方是否接受了销售方开具的发票。接受的方式通常表现为：到税务机关认证或是进行记账处理（用于非扣税项目有些企业不进行认证而直接记账）。无论结果是什么，即使税务机关的认证表明是无法认证，也应由购买方作为申请人。只有在购买方没有对发票进行任何处理时，才能以开票有误作为理由将原票退回。
具体情况如下：
（一）由购买方提出申请的情况
1、因开票有误等原因，专用发票抵扣联、发票联均无法认证或认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”需要开具通知单；
2、专用发票已经认证，结果为“认证相符”，但发生销货退回、销货部分退回或发生销售折让等情形需要开具通知单；
3、不属于增值税扣税项目范围，取得的专用发票未经认证，但发生销货退回、销货部分退回或发生销售折让等情形，需要开具通知单。
（二）由销售方提出申请的情况
1、因开票有误购买方拒收专用发票，该情形可以包括以下两种特殊情况：
（1）专用发票未经认证未记账，但在发票认证期限（自专用发票开具之日起90日内）内发生了销货退回、销货部分退回或发生销售折让等情形，购买方以开票有误为由退回原票；
（2）因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方，但已过开票次月，尚在发票认证期限内。
2、因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的。
三、申请时限
规定中最难把握的是申请时限。“申请”二字尤其重要，所有的时限是计算到纳税人申请之日为止的，不是开具红字发票的日期，也不是通知单签出的日期，以纳税人填报申请单的日期为准。时限有以下：
（一）无限期。分三种情形：
一是，已经认证相符的发票，无论是否申报抵扣，在发生需要开具红字发票的情形时，不用考虑时限。
二是，经认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”或专用发票抵扣联、发票联均无法认证的，凭税务机关在专用发票上的印章，不考虑时限。但是这些认证结果均应在专用发票认证期限内得出，超出认证期限，属于不允许进行认证的发票，也不能加盖税务机关认证结果印章。
三是，没有经过认证的发票，凡符合“所购货物不属于增值税扣税项目范围”的条件的，也是不考虑时限的。
（二）在专用发票认证期限内。
“因开票有误购买方拒收专用发票的，销售方须在专用发票认证期限内向主管税务机关填报申请单。”需要注意的是，专用发票认证期限，是必须一天天计算的，不能按3个月算，超过90日即为超期，税务机关不得受理纳税人的申请。在实践工作中，作为销售方的纳税人有时收到了外省税务机关开具的通知单，申请理由是超期无法认证，纳税人拒绝了此类通知单，笔者认为是正确的。虽然税务机关开具的通知单是作为开具红字专用发票的唯一有效凭证，但是存在明显的政策错误，为免纳税人遭遇麻烦，笔者认为拒收此类通知单的处理最为妥当。
（三）开具有误专用发票的次月。
“因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的，销售方须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关填报申请单。”这里的“次月”，不指是30日也不是指60日。比如说，3月份开具的蓝字发票可以在4月份的任意一天适用这个规定，但是，如果到了5月份，即使是没有将专用发票交付购买方，也不能再适用这个规定，只能适用“拒收”的规定进行处理。
四、申请单的填写
税务机关要对申请单及申请资料进行审核，需要注意：
一是申请之日填写是否真实，有无人为改变日期以规避时限的行为。
二是申请理由是否属于可以开具红字发票的情形，返利、超期未认证等均属不得开具的情形，是不能开具通知单的。而以发票中的非税控项目，如电话号码填写有误、地址说法不规范、账号未变更为新账号等为由进行申请的，从降低税收成本的角度出发，笔者认为，这些错误不会影响认证结果，此票不应作为有误处理，可以视同正确发票进行认证和账务处理，不需要开具红字发票。
三是企业签章是否齐全，应加盖财务专用章，而非公章或发票专用单。
四是针对同一家企业开出的多份发票申请开具通知单，最好分别申请。汇总申请并非违反政策规定，而是防伪税控系统开具发票时有诸多限制导致。例如发票限额的限制，开具红字发票调用以前单份蓝字发票内容的限定。如果最终开出的红字发票无法与通知单一一对应，则所有申请归于徒劳。
五、一一对应关系
文件中有两个必须一一对应的关系，即“通知单与申请单一一对应”、“红字专用发票与通知单一一对应”。这两个对应关系中的两方是有主次之分的。“通知单与申请单一一对应”的关系中，申请单为主，通知单的填写以申请单内容为准，即申请什么才批准什么，未申请的不批准，申请内容中有一条不符合规定的也不能挑选项目进行签批通知单。“红字专用发票与通知单一一对应”关系中，通知单为主，开具红字专用发票时要以通知单为准，不得少开或多开项目，所有内容要一致。
除此之外，没有强调其他的一一对应关系：
1、申请单不一定与原蓝字发票一一对应的。在发生销货部分退回和销售折让时，两者有对应关系，但没有一一对应关系，而发生销货全部退回、开票有误等情形时，两者就应该是一一对应的。
2、红字专用发票不一定与原蓝字发票一一对应。开具红字发票的前提是曾经开过蓝字发票，也就是说红字发票的开具内容都能在以前开具的蓝字发票上找到对应的项目，但这种对应关系并非文件中所指的“一一对应”。
